Forårsbrev 2020

Indhold af mail til sendt 20 april 2020

Til medlemmer af HF Engdraget
I forlængelse af situationen omkring virussmitte har bestyrelsen besluttet nogle ændringer i årets program så vi kan opfylde de krav der stilles af sundhedsmyndighederne. Den største ændring er at vi ikke kan arrangere fælles sammenkomster og derfor må klare os på anden vis:


Fællesarbejde:
Vi skulle have fællesarbejde den kommende weekend. Desværre må vi, I stedet for som vanligt at mødes til en fælles indsats med efterfølgende frokost, denne gang få gjort pladser og hus klar ved at hver have løser nogle af de nødvendige opgaver hver for sig. Derudover er der et par opgaver (start på maling af plankeværk og opmaling af parkeringsstriber, som man kan udføre selv eller organisere med en entreprenør) som vi bliver nødt til at tage fat på nu i foråret.
Bestyrelsen hænger en liste op på opslagspladsen ved Noras Plads som man så kan skrive på hvilke opgaver man gerne vil løse.
De opgaver, der handler om klargøring af hus og pladser før sæsonen, skal helst løses i weekenden 25-26 april, maling af plankeværk og maling af parkeringsstriber kan man tage henad vejen nu eller i løbet af maj.
Pligtarbejde kører ellers som normalt og der sættes opslag op om datoer.
Der kommer som adviseret container til grønt affald nu på torsdag; den hentes igen på mandag.

Generalforsamling:
Ifølge vedtægterne skal generalforsamling holdes inden udgangen af maj.
Det fremgår af den juridiske rådgivning, man kan finde om generalforsamlinger i andelsboligforeninger og lignende foreninger, at bestyrelsen i lyset af de nuværende henstillinger om højst at forsamles 10 personer samlet etc. kan vælge at fravige vedtægterne og udskyde generalforsamlingen til man igen kan samles.
Dette er især relevant for foreninger der, som vores, har medlemmer i alle aldre inklusive en del i de kendte risikogrupper.
Da vi ikke har nogle juridisk uopsættelige sager på generalforsamlingen – som vi f.eks. ville have haft hvis vi lovligt var bundet til at indsende et regnskab til erhvervsstyrelsen eller skulle fastsætte ny værdi af andele – mener bestyrelsen derfor at vi skal udskyde generalforsamlingen. Udskydelsen gælder til vi igen kan samles på normal vis i eftersommeren eller, hvis sundhedshenstillingerne stadig forhindrer dette til den tid, så må holde en generalforsamling som overholder de henstillinger, der er til den tid.
Den ordinære generalforsamling i sensommeren vil blive indkaldt efter de regler der gælder om tidsfrister etc.
I mellemtiden vil bestyrelsen søge at holde medlemmerne opdaterede ved at udsende det ordinære regnskab og en skriftlig beretning, men det er naturligvis først på en generalforsamling at dette kan godkendes (eller ikke) af medlemmerne.
Vi håber at alle medlemmer har forståelse for dette og ser frem til at vi forhåbentlig fortsat kan benytte generalforsamlingen til den tid til at lære andre at kende og få en god diskussion.

Økonomi
Nets har stadig ikke oprettet vores betalingsservice da deres hvidvaskprocedure tilsyneladende tager en del tid. Alle undtagen de, som i forvejen har en direkte månedlig bankoverførsel, opbygger derfor et stadigt større efterslæb af medlemsbidrag – vi har ikke kunnet opkræve medlemsbidrag fra og med januar i år. For at mindske dette efterslæb kan man i mellemtiden vælge at indbetale sit normale medlemsbidrag på foreningens konto (reg no 5324 konto no 669432) – husk at skrive havenummer på så vi kan få sorteret bidragene ud. Du finder dit normale bidrag på sidste PBS opkrævning i december eller på oversigten som blev uddelt på generalforsamlingen sidste år. Når vi har fået oprettet betalingsservice vil vi så få lagt opkrævninger ind på det, som er udestående for hver have.


Nøgleudskiftning
Som tidligere annonceret er det nødvendigt at foretage en udskiftning af låsecylindere i de fælles låse. Det betyder at alle må skifte nøgler ud til port etc. Charlotte have 109 organiserer det og vil skrive ud om den nærmere procedure. Vi vil i samme omgang se på reparation of håndtaget til lågen og om håndtaget eventuelt kan flyttes op så små børn ikke kan nå det.


Nabohjælp under nedlukning
Vi opfordrer til at alle er opmærksomme på at der kan være behov for gensidig hjælp til indkøb eller samordning af indkøb etc.

Og et par sager fra årets første forårsbrev (tidligere mail):

Overgang til nyt betalingssystem: Som vi tidligere har skrevet ud stoppede Arbejdernes Landsbank pr 1 januar i år deres foreningsservice og vi skal overgå til opkrævning pr PBS. Der har været nogle praktiske knaster med at få det op at stå (f.eks. har Postnord nu tre gange ikke kunnet finde ud af at levere nøglekort til foreningens nye NemID, som skal anvendes til sagen, og det tager hver gang flere uger før man
kan lave et nyt forsøg) så vi har ikke kunnet opkræve medlemsbidrag endnu i år. Vi håber det meget snart lykkes os at få hul igennem. Desværre bliver det så med en samlet opkrævning for de første måneders medlemsbidrag hvilket jo kan komme som en økonomisk overraskelse for nogle, hvis man ikke har lagt pengene til side.

Vedtægtsændringer: Bestyrelsen er som omtalt på sidste generalforsamling i gang med en gennemgang af vedtægterne og vil fremlægge nogle forslag på generalforsamlingen bl.a. om en opdateret definition af det område, man skal have folkeregisteradresse i for at kunne optages som medlem, og om sanktioner og proces for eventuel eksklusion af foreningen.

Udskiftning af nøgler: Portlåsen er slidt og det er mange af de nøgler, der bruges i den også. Vi vil derfor udskifte cylindrene i alle fælleslåse (porten, indgangen ved fælleshuset, fælleshusets hovedindgang, indgangene til toiletterne, hængelåsen på udhuset bag fælleshuset)… Vi vil i samme ombæring få udskiftet håndtaget til porten, som er blevet ødelagt.

Parkeringsmarkering: Såvel renovationslastbilen som brandvæsenet kræver 3 m bred fri adgangsvej hen til porten. Der er desværre meget ofte ikke den plads fordi større biler parkerer sådan, at vejen blokeres. For at hjælpe med parkering, der ikke blokerer, vil vi få lavet en hvid markeringslinie som markerer den 3 m linie, som ikke skal overskrides ved parkering. Vi har fået ok til projektet fra hotellet, som ejer parkeringspladsen. Bestyrelsen checker op på om vi selv kan gøre det til fællesarbejdet eller skal have professionelle til det.